Como fazer um Plano de Ação?
O Plano de Ação é um conjunto de atividades e tarefas que visam atingir um objetivo específico. Ao fazer um plano de ação, devemos determinar as atividade, os responsáveis, os prazos, os possíveis riscos e seus respectivos planos de contingência. Veja abaixo o passo a passo para montar um bom plano de ação:
Defina os objetivos claramente
O plano de ação é utilizado para organizar as atividades para o alcance de um objetivo. Os objetivos servem como base para o plano de ação e devem ser comunicados a todos. Dessa forma, os objetivos precisam estar determinados de forma clara, para que toda equipe envolvida entenda o porquê de tudo isso. Isso permite maior engajamento da equipe, pois faz com que entendam claramente a sua importância e seu papel para o sucesso do plano.
Estabeleça metas mensuráveis e alcançáveis
Os objetivos precisam ser desmembrados em metas. Portanto, metas são objetivos quantificados e, por isso, as metas precisam ser mensuráveis, ou seja, que pode ser medida, permitindo saber se ela foi alcançada. Além disso, as metas precisam ser também alcançáveis, ou seja, possível de ser atingida, o que mantém a equipe motivada.
Liste, Delegue e Determine os prazos de todas as tarefas a serem executadas
Em conjunto com a equipe, liste todas as atividades a serem executadas, a fim de determinar quem serão os responsáveis e quais os prazos para sua realização.
Em relação à delegação de responsabilidades, é importante que haja um equilíbrio, evitando que um colaborador fique sobrecarregado enquanto outro fique com tempo ocioso. Além disso, as atividades devem ser distribuídas levando em conta as competências de cada colaborador.
Em relação à definição de prazos, estes devem ser compatíveis com a atividade, a fim de evitar gargalos e atrasos. As atividades maiores devem ser divididas em tarefas menores, pois isso facilita a realização pelo colaborador e o seu monitoramento pelo gestor.
Crie uma representação visual do seu plano de ação
É importante criar uma representação visual do seu plano de ação, para que assim a equipe consiga acompanhar o andamento das atividades planejadas. Elabore um cronograma onde constará todas as atividades, os prazos, os responsáveis, separando o que já foi feito do que está em andamento, expondo em um local onde todos consigam acompanhar.
Preveja situações de riscos e estruture planos de contingência
Em todo planejamento, há chance de algo não sair como esperado. Imprevistos podem surgir e prejudicar o cronograma inicialmente definido. Por isso, a gestão de riscos deve estar presente em todo planejamento. É importante identificar essas possíveis situações e estabelecer quais serão as ações de contingência. As ações podem ser focadas em reduzir as chances do problema acontecer ou, dependendo da situação, ser focadas em reduzir as consequências geradas a partir do seu acontecimento.
Monitore o andamento das ações
Todo processo de execução do plano de ação precisa ser monitorado. O acompanhamento é essencial, pois, assim, é possível verificar se as ações estão sendo realizadas conforme foi determinado, se os prazos estão sendo atendidos, se os resultados obtidos são os que eram esperados. Caso contrário, providências precisam ser tomadas, para que o plano continue alinhado e o objetivo determinado seja alcançado.
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